L’accueil IA des cabinets dentaires

Plus aucun patient
sans réponse. Plus aucun devis oublié.

Helmai répond aux appels, e-mails, SMS et formulaires de votre cabinet. Il écoute, pose les bonnes questions et prépare chaque demande ; le secrétariat et le praticien décident, et le patient a sa réponse.

Voir comment ça marche
Joignable au téléphone, sur une semaine
Cabinet seul25 %
Avec Helmai100 %

Cabinet ouvert du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h 30 et de 14 h à 19 h : 42 h 30 sur 168. Helmai décroche à toute heure, 7 jours sur 7.

Animation : Helmai écoute un patient, remplit la fiche de pré-qualification, le praticien donne son avis, puis le patient choisit son horaireExemple fictif. Une douleur devient une urgence si elle empêche de dormir ou de travailler. Un gonflement est une urgence d’emblée.01 ÉCOUTE02 TRI03 AVIS04 RÉPONSEAppel entrantEXEMPLEPATIENTHELMAIPATIENTLe secrétariat demande l’avis du praticienSecrétariatreçoit la fiche en prioritéavis demandéDr Martinpraticien habituel · lit la ficheRÉPONSE DU PRATICIEN, EN UN GESTERDV urgenceRappelerEn consultationLa tâche revient au secrétariat, délai : demain.Le secrétariat propose des horairesCabinet du Dr MartinNous pouvons vous recevoir demain.Choisissez un horaire :9:1511:3014:459:15Réservé · demain 9:15 · Dr MartinRÉPONSE PAR BOUTON (RCS), SMS OU LIENFICHE DE PRÉ-QUALIFICATIONidentité confirméeMOTIFDouleurRendez-vousDevisAdministratifSIGNES D’URGENCEgonflementfièvreabcèsdent casséeRETENTISSEMENTsommeiltravailPRIORITÉUrgence dentaire
Exemple fictif · deux appels en boucle
[01]Le produit

Un appel, un e-mail, un devis.
Une seule file pour tout traiter.

Chaque objet arrive déjà compris. Opérations les réunit, et le tiroir de chacun dit ce qu’il reste à faire.

  1. 01
    Un appel

    Helmai décroche, pose les bonnes questions et remplit la fiche : motif, signes, retentissement, priorité.

  2. 02
    Un e-mail

    Il le lit, le rattache au bon patient, reconnaît la pièce jointe et rédige la réponse.

  3. 03
    Un devis

    Il le retrouve dans votre logiciel et le suit : envoi en signature, lien ouvert, expiration.

  4. 04
    Opérations

    Tout arrive dans une seule file, triée par priorité : à faire, en attente, terminé. Pour le dentiste ou le secrétariat.

  5. 05
    Le tiroir

    Chaque objet s’ouvre sur ce qu’il reste à faire : l’action, le bouton qui la fait, puis l’étape d’après.

[02]L’équipe décide

Le secrétariat escalade.
Le praticien arbitre.
Le patient a sa réponse.

Helmai prépare, l’équipe décide. Chaque demande arrive avec ce qu’il faut pour trancher, et chaque décision repart aussitôt vers le patient.

Patient
Helmai
Secrétariat
Praticien
Appelle le cabinet« J’ai mal, je n’ai pas dormi. »
Fiche pré-qualifiéeUrgence dentaire, disponibilités notées
Demande l’avis« Votre question au dentiste »
Répond d’un geste« RDV urgence », délai : demain
Propose 3 horairesPar SMS, dans le délai
Choisit 9:15Réservé, demande fermée
Escalade et retour : décisions humainesPréparé par HelmaiLe praticien peut aussi demander plus d’informations, ou faire rappeler le patient.
Une assistante et un praticien soignent une patiente âgée, qui sourit.

L’équipe reste auprès des patients ; Helmai prend le reste.

Le praticien arbitre

Il lit la fiche et répond d’un geste : RDV urgence, rappeler, à voir en consultation. S’il manque une information, il la demande.

Le secrétariat escalade

Il traite ce qui est simple et pose sa question au praticien quand c’est clinique. La tâche lui revient avec la réponse.

Le patient a sa réponse

La réponse proposée se met à jour avec chaque décision. Le secrétariat l’envoie, propose des horaires ou rappelle, en un clic.

Activé pas à pas

Chaque automatisme démarre coupé, passe en test, puis en réel, sur décision d’un administrateur du cabinet.

COUPÉTESTACTIF
Branché surNuméro actuelE-mail du cabinetSMSAgenda en ligneLogiciel de gestionFormulaire du site
[03]Écoute et tri

Un tri intelligent.
Une décision humaine.

Helmai applique vos règles à ce que dit le patient. L’urgence vient des symptômes et de leur retentissement : jamais de l’heure de l’appel, ni du mot « urgent ».

Motif

Ce que demande le patient

Six motifs et leurs sous-motifs, reconnus au téléphone comme par écrit.

Demande de rendez-vousConfirmationAnnulationModification ou retardRappel demandéDevisFactureAttestationDocuments à transmettre
Signes

Urgence d’emblée

Dès que le patient en parle, la demande passe en urgence, sans autre question.

GonflementFièvreAbcèsDent cassée visible
Retentissement

Urgence si la gêne est réelle

Une douleur, une carie ou une sensibilité deviennent urgentes si elles empêchent de dormir ou de travailler. Helmai pose cette question, une seule fois.

DouleurCarieSensibilitéDent cassée non visible

Difficulté à respirer ou à avaler, hémorragie incontrôlable, traumatisme facial grave, perte de connaissance : Helmai oriente immédiatement vers le 15.

Illustration technique : coupe d’une mâchoire inférieure avec une molaire cariée, un gonflement et le nerf alvéolaire

Fig. 11Molaire atteinte2Gonflement3Nerf alvéolaire

Puis la demande va à la bonne personne

Urgence dentairedouleur + sommeil, ou gonflementSecrétariat, en prioritéavis du praticien en un clic
Rendez-vous, annulation, reportavec les disponibilités du patientCréneaux à proposerdans le délai du praticien
Devis, facture, attestationet pièces jointes reconnuesRéponse pré-rédigéerelue par le secrétariat

Même tri par écrit : le formulaire du site demande si le visage est enflé, si le gonflement monte jusqu’à l’œil ou au cou, s’il y a un saignement ou un choc, et affiche l’alerte 15 quand il le faut.

Télésecrétariat ou accueil IA : le guide
[04]Les services

Tout ce qui arrive au cabinet,
suivi jusqu’au bout.

Rappels, créneaux, consentements, devis, impayés, réponses, pièces jointes, identité : chaque service suit vos règles, et chaque décision sensible revient à votre équipe.

Illustration technique en vue éclatée : un téléphone, un smartphone et un e-mail mènent à une fiche, puis à une dent, à un agenda et au fauteuil

Fig. 21Appel2SMS3E-mail4Fiche pré-qualifiée5Avis du praticien6Rendez-vous7Soin

2.A

Avant le rendez-vous

Rappels · créneaux · consentements
Fig. 2.1 · Rappels

Moins de rendez-vous manqués, sans annuler à la place de l’équipe.

Un e-mail à chaque patient qui a une adresse, puis un SMS aux seuls patients à risque qui n’ont pas répondu. Le patient confirme d’un mot ou d’un lien.

Qui décide : l’équipe, la veille à 18 h, pour les patients très à risque. Rien n’est annulé automatiquement.

Le guide des rendez-vous non honorés
Parcours e-mail puis SMS ciblé
  1. 1J-2 · 10:00E-mail de rappel à chaque patient qui a une adresse
  2. 2J-1 · 10:00SMS aux patients à risque sans réponse : OUI, NON ou lien
  3. 3La veille · 18:00« RDV non confirmé : libérer le créneau ? »GarderLibérer
Risque calculé sur 12 mois d’absencesJours et heures réglablesCoupé → Test → Actif
Fig. 2.2 · Créneaux

Des horaires adaptés ; le patient choisit.

Le secrétariat propose des horaires dans le délai fixé par le praticien, sur les plages qui conviennent au motif. Le patient répond d’un bouton, d’un SMS ou d’un lien : le rendez-vous est réservé et la demande se ferme.

Qui décide : le praticien fixe le délai, le secrétariat valide les horaires, le patient choisit.

Délai du praticien : demain
Dr Martin · demainplage urgence
Cabinet du Dr MartinNous pouvons vous recevoir demain. Choisissez un horaire :
9:1511:3014:45
9:15
En attente de réponse → Répondue → Réservé
Fig. 2.3 · Consentements

Chaque consentement recueilli avant le soin.

Helmai liste les patients qui ont un rendez-vous dans les 7, 14 ou 30 jours et dont le consentement manque. L’équipe l’envoie en signature d’un clic ; le document signé rejoint le dossier.

Qui décide : l’équipe choisit quoi envoyer, et à qui.

À recueillir → En signature → Recueillis
  1. 1RDV sous 7, 14 ou 30 joursConsentement absent du dossier
  2. 2EnvoyerLien de signature par SMS ou e-mail
  3. 3SignéCode à 6 chiffres482913
  4. 4RecueilliScellé, horodaté, classé au dossier
Les consentements déjà présents dans le dossier sont reconnus
2.B

Devis et comptes

Signature · impayés · suivi des soins
Fig. 2.4 · Devis

Aucun devis oublié dans un tiroir.

Helmai repère les devis présentés et toujours pas signés. Un clic les envoie en signature, avec le consentement éclairé si besoin. Avant que le lien expire, une relance part d’elle-même.

Qui décide : l’équipe lance la signature ; le patient signe chez lui, sur son téléphone.

Le guide de la relance des devis non signés
Repéré → signé → classé
  1. 1Non signéImplant 36 · 2 450 €, présenté il y a 25 jours
  2. 2Mise en signatureUn clic, consentement joint
  3. 3Code à usage unique6 chiffres par SMS ou e-mail, valable 10 minutes
  4. 4Scellé et horodatéPage de preuve jointe, copie au dossier
Relance automatique 24 à 48 h avant l’expiration du lien
Illustration technique : vue éclatée d’un implant dentaire, de sa couronne, et une signature sur tablette

Fig. 2.4 bis1Implant2Couronne3Signature du patient

Fig. 2.5 · Comptes et suivi

Les impayés relancés, les soins interrompus signalés.

Une facture reste ouverte : le patient reçoit une relance avec un lien de paiement par carte, puis les suivantes selon votre calendrier. Un traitement d’orthodontie sans visite depuis des mois est signalé avant que le patient ne décroche.

Qui décide : la mise en demeure reste validée par l’équipe. L’automatisme démarre éteint.

Facture 180 € · calendrier de relance
  1. 1Facture ouverte3 jours ouvrés après le soin
  2. 2Relance 1SMS avec lien de paiement par carte
  3. 3Relances suivantesSelon le calendrier du cabinet
  4. 4Mise en demeureValidée par l’équipe, jamais seule
Orthodontie : aucune visite depuis 6 mois, aucun rendez-vous prévu → signalé à l’équipe
2.C

Messages et dossiers

Réponses · pièces jointes · identité
Fig. 2.6 · Réponses

La réponse est déjà écrite. L’équipe relit et envoie.

Pour chaque e-mail de patient, Helmai prépare une réponse et sa version SMS. Avant l’envoi, il signale ce qui ne doit pas partir : un horaire promis, un avis médical, une urgence passée sous silence.

Qui décide : rien ne part sans un clic de l’équipe.

E-mail reçu → brouillon prêt
Léa M.Attestation

Bonjour, pourriez-vous m’envoyer une attestation de paiement pour ma mutuelle ? Merci.

Brouillon proposéIA

Bonjour Madame M., c’est noté : votre attestation de paiement vous sera envoyée par e-mail d’ici demain.

Le cabinet du Dr Martin

ModifierEnvoyer l’e-mail
Signalé avant l’envoi : horaire promis, avis médical, information inventéeVersion SMS en 160 caractères
Fig. 2.7 · Pièces jointes

Chaque pièce jointe reconnue, prête à classer.

Devis signé, ordonnance, radio, carte de mutuelle, pièce d’identité, courrier : Helmai reconnaît le type de chaque fichier reçu et propose où le ranger. Un clic l’envoie dans le dossier du patient.

Qui décide : l’équipe confirme le classement.

Le guide du tri des pièces jointes
3 fichiers reçus · Sophie L.
PDF
devis_implant_signe.pdfDevis · recommandé
Au dossier
JPG
carte_mutuelle.jpgMutuelle · attestation de droits
À classer
JPG
IMG_2041.jpgRadio · d’après le message
À classer
Jusqu’à 8 pièces jointes par e-mailEnvoi dans le dossier du patient, en un clic
Fig. 2.8 · Identité

Un numéro, plusieurs patients : le bon dossier.

Une mère appelle pour son fils, un couple partage une adresse e-mail. Helmai voit que plusieurs dossiers correspondent et demande simplement de qui il s’agit. Il ne rattache la demande que lorsqu’il n’y a plus de doute.

Qui décide : en cas de doute, la demande arrive « identité à confirmer », et l’équipe choisit le dossier.

Le guide des patients sur un même numéro
Un numéro · trois dossiers
06 •• •• 42 18Numéro reconnu, identité non confirmée
  • Sarah M.titulaire
  • Léo M.appel de sa mère
  • Inès M.14 ans

J’ai plusieurs patients à ce numéro. Vous êtes Sarah, Léo ou Inès ?

« Patient identifié par un proche »Même règle pour une adresse e-mail partagée
[05]Sécurité

Des données de santé,
traitées comme telles.

Ce qu’un patient confie au téléphone est hébergé, protégé en transit, réduit au nécessaire et tracé.

Hébergement HDS

Les données sont hébergées chez un hébergeur certifié pour les données de santé.

Chiffrement

Échanges en HTTPS strict. Le numéro de sécurité sociale est chiffré en base (AES-256-GCM).

Données minimisées

Les réponses des patients sont analysées sans nom, téléphone ni identifiant. Les journaux masquent téléphone, e-mail et numéro de sécurité sociale.

Signature scellée

Code à usage unique, document scellé et horodaté, page de preuve jointe au PDF.

Accès tracés

Chaque accès à une donnée patient est journalisé : qui, quand, d’où. Rôles par métier, double authentification disponible.

Envois fiables

Notre moteur d’envoi est écrit en Rust, un langage sûr par construction : chaque message part une seule fois, chaque accusé de réception est signé.

[06]Tarifs

Des tarifs publics,
ajustés à votre volume.

Solo

Pour ne plus manquer d’appels hors horaires.

79 € /mois
  • Accueil hors horaires
  • Base de 200 appels
  • Demandes pré-qualifiées
  • File de travail de l’équipe
Recommandé

Pro

Pour réunir appels, e-mails et suivi patient.

149 € /mois
  • Base de 400 appels
  • E-mails patients triés et préparés
  • Orientation praticien ou secrétariat
  • Accompagnement prioritaire

Groupe

Pour les centres et réseaux multi-sites.

Sur devis
  • Périmètre multi-sites
  • Volumes adaptés
  • Support dédié
  • Pilotage centralisé

Volumes, canaux et connexions confirmés pendant la démo.

[07]Ressources

Guides pour les cabinets dentaires

Des méthodes concrètes pour l’accueil, les rendez-vous, les devis et les données de santé.

Tous les guides
Organisation

Piloter les opérations du cabinet dentaire : processus, tickets et jumeau numérique

Qualifier, suivre chaque demande comme un ticket, voir le cabinet en direct, mesurer : la méthode pour piloter.

9 minLire le guide
Rendez-vous

Rendez-vous non honorés : la méthode en trois temps

E-mail, SMS ciblé, décision d’équipe la veille : réduire les absences sans annuler à l’aveugle.

6 minLire le guide
Devis

Devis dentaire non signé : relancer sans braquer le patient

Quand relancer, par quel canal, et comment faire signer à distance en toute sécurité.

6 minLire le guide
Comparatif

Télésecrétariat ou accueil IA : ce qui change pour le cabinet

Prise de message ou demande pré-qualifiée : coûts, délais de réponse et charge de l’équipe.

6 minLire le guide
Sécurité

Données de santé : ce qu’un cabinet doit exiger de ses outils

Hébergement HDS, chiffrement, traces d’accès, signature : la liste à vérifier avant de signer.

6 minLire le guide
Identité

Plusieurs patients sur un même numéro : éviter les erreurs de dossier

Familles, couples, aidants : la bonne question à poser, et quand laisser l’équipe trancher.

5 minLire le guide
[08]FAQ

Questions fréquentes

Une autre question ? Posez-la pendant la démo.

En quoi Helmai est différent d’un télésecrétariat ?

Un télésecrétariat prend un message. Helmai écoute, pré-qualifie la demande à partir des symptômes et du motif, la transmet à la bonne personne, puis suit le dossier jusqu’au bout : horaire, devis, consentement, rappel, paiement.

Comment Helmai repère-t-il une urgence ?

Il applique vos règles à ce que dit le patient. Un gonflement, une fièvre, un abcès ou une dent cassée visible font une urgence d’emblée. Une douleur devient urgente si elle empêche de dormir ou de travailler. L’heure de l’appel ne compte pas, le mot « urgent » non plus. Devant un signe de gravité, Helmai oriente vers le 15.

Helmai prend-il les rendez-vous ?

L’agent ne promet jamais d’horaire au téléphone. Le secrétariat propose des horaires dans le délai fixé par le praticien ; le patient choisit par SMS, e-mail ou lien, et le rendez-vous est réservé.

Les réponses partent-elles toutes seules ?

Non. Helmai rédige un brouillon et signale ce qui pose problème : un horaire promis, un avis médical, une urgence ignorée. L’équipe relit et envoie.

Et si plusieurs patients partagent le même numéro ?

Helmai voit que plusieurs dossiers correspondent et demande de qui il s’agit. Tant qu’un doute subsiste, la demande reste « identité à confirmer » et l’équipe choisit le dossier.

Où sont les données des patients ?

Chez un hébergeur certifié HDS. Les échanges sont chiffrés, ce qui part vers l’IA est réduit au nécessaire et chaque accès est journalisé.

Comment se passe la mise en route ?

On branche vos outils et on règle vos consignes : motifs, urgences, praticiens, horaires. Chaque automatisme passe ensuite en test avant d’être activé.

Faut-il changer de logiciel ou de numéro ?

Non. Helmai se branche sur le numéro, l’e-mail, l’agenda et le logiciel que vous utilisez déjà.